MANUAL para el Secretario de la Logia Masónica

En esta publicación continuamos con la serie de publicaciones sobre Funcionarios y Oficiales de una Logia masónica. En esta ocasión nos vamos a centrar en el Secretario de la logia; una figura de gran importancia para el funcionamiento administrativo de una logia masónica. Esperamos que este artículo resulte instructivo y de ayuda para los que son o serán secretarios de una logia masónica.

No olvides visitar nuestra tienda de paramentos arreos: The Different Society – Masonic Regalia.

AVISO: Esta publicación está escrita por masones. Pero en este artículo no encontrarás palabras sagradas, tocamientos ni formas de reconocimiento alguno entre los masones. Puedes compartir con total tranquilidad. Al final de esta publicación, encontrarás enlaces a publicaciones relacionadas con la masonería y mucho más.

¿Quién es el Secretario de una Logia Masónica?

Dentro de las logias masónicas existen diferentes oficiales encargados de que los rituales se ejecuten correctamente. Este tipo de oficiales (como el Maestro de Ceremonias) son vitales para que las logias masónicas funcionen en el día a día. A pesar de que los oficiales encargados de la ejecución de los rituales son de gran importancia, no son suficientes para que una logia masónica funcione en su totalidad.

Las logias masónicas requieren de otros oficiales encargados de las funciones relacionadas con el funcionamiento administrativo de la logia masónica. Estos oficiales son conocidos como oficiales administrativos. Los dos principales funcionarios administrativos de una logia masónica son el Secretario y el Tesorero. 

En la publicación de hoy, vamos a analizar al secretario, sus funciones y obligaciones; esperamos que el presente Manual les sirva a todos aquellos que van a desempeñar o desempeñan actualmente las funciones de secretario de una logia masónica.

El secretario es uno de los oficiales más importantes, pues entre otras cosas, es el responsable de llevar el registro y la historia del año masónico en un control conocido como libro de Actas, del que hablaremos más adelante.

Funciones de un Secretario en una Logia Masónica

Existen distintas funciones de un secretario en una logia masónica. Explicaremos cada una de ellas y daremos algunos consejos sobre el correcto funcionamiento y organización de la secretaría de una logia masónica.

De igual manera, vale la pena hacer la aclaración de que cada logia masónica funciona de una manera distinta. En este sentido, cada logia tiene diferentes formas de organizar su documentación. Además, cada secretario tiene un estilo propio, por lo que las recomendaciones que haremos en esta publicación deben ser tomadas como orientación. Así que te invitamos a leer todo el artículo y a que al final nos comentes cómo organizas tu secretaría para que aprendamos juntos.

Control de asistencias

Uno de los aspectos más importantes pero que se suele pasar por alto en algunas logias masónicas es la asistencia. Los masones que acuden a la logia deben registrar su asistencia en un libro conocido precisamente como «libro de asistencias». El secretario de la logia debe tener bajo su resguardo el libro de asistencias ponerlo adisposiciòn de los hermanos una vez llegue a la logia.

La recomendación que hacemos en El Blog del Masón es que el libro de asistencias permanezca en el área del archivo de la logia si es posible. Esto facilitará que si el secretario no asiste a trabajos, aún así se puedan registrar las asistencias de los hermanos.

Finalmente, cabe señalar, que el factor de las asistencias puede ser decisivo hacia el final del año masónico. En algunas logias masónicas, se acostumbra que para poder aspirar a un cargo dentro de la logia, sea necesario contar con un porcentaje mínimo de asistencias. Aunque esto es potestad de cada logia y siguiendo la constitución de la Gran Logia en cuestión, sigue siendo un factor importante del que hay que tener control.

Redacción de Minutas y Actas

Quizá la función principal del secretario de la logia. Los secretarios de las logias, deben redactar minutas de las tenidas a fin de tener un registro de lo ocurrido en logia. Estas minutas deben contener la información principal de lo que ocurre sin llegar a los excesos; aunque de nuevo, esto dependerá tanto de las costumbres de la logia como del estilo de redacción del secretario.

Las minutas de secretaría deben contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre de la logia.
• Fecha, lugar y hora de inicio de los trabajos.
• Ritual con el que se está trabajando.
• Lista de oficiales asistentes.
• El extracto de lo ocurrido en logia: En este punto hay que ser muy claros en que dependerá de cada caso el estilo de redacción. Aunque en El Blog del Masón recomendamos que el extracto sea lo más claro posible y sin incluir detalles irrelevantes. Detalles como: «el hermano fulano salió del templo para ir al sanitario» son innecesarios y sólo alargan sin sentido las minutas.
• Un concentrado de los acuerdos de la noche.
• Hora de clausura.

Aunque no son todos los elementos que pueden tener las minutas del secretario de la logia, son las recomendadas para tener un documento claro, conciso y preciso.

Es importante aclarar que las minutas no son lo mismo que las actas. Las minutas son documentos redactados por el secretario durante de los trabajos de la noche; mientras que las actas son las minutas de las sesiones anteriores que han sido leídas, aprobadas por la logia y firmada por las luces del taller y el secretario. En otras palabras, las minutas se convierten en actas cuando reúnen las formalidades de la ley masónica.

Comunicación con otras Logias y la Gran Logia

Las logias masónicas tienen comunicación constante con sus similares de otros «orientes» y con las logias más cercanas a su jurisdicción; así como con la Gran Logia a cuya jurisdicción se pertenezca o con Grandes Logias de otros estados o países.

En este sentido, el medio de comunicación entre logias e instituciones masónicas es justamente por medio del secretario de la logia. Lo secretarios deben tener papelería membretada con los logotipos de la logia y debidamente firmada por el Venerable Maestro y por ellos como secretarios.

La comunicación con otros cuerpos masónicos debe ser siempre en un lenguaje claro y, a ser posible evitando abreviaturas innecesarias. Hay que recordar que los masones tenemos la tendencia a utilizar abreviaturas y el tripunteo para todo. Sin embargo, el uso de este tipo de lenguaje en comunicaciones que son estrictamente entre masones suele ser excesiva, aunque de nuevo, todo depende del estilo de cada secretario.

Expedición de documentación para los hermanos

En una logia masónica se utilizan más documentos además de las actas y las planchas para comunicarse con otras logias. Estos documentos son distintos y cada uno tiene sus especificaciones. De cualquier manera te nombramos algunos:

• Planchas de viaje.
• Planchas de quite.
• Pasaportes masónicos.
• Carta de no adeudo con la logia.
• Diplomas o constancias de grado.
• Etc.

De nuevo, como en los casos anteriores, se trata de documentos a discreción de cada logia; por lo que pueden ser más los documentos expedidos por cada logia.

La Joya Masónica del Secretario

La joya del secretario en una logia masónica es una de las pocas joyas que no se modifican de ritual en ritual; en otras palabras, la joya es casi inalterada en todo el mundo.

Esta joya consta de dos plumas cruzadas. Usualmente está fabricada en un metal precioso como la plata y se cubre con un baño de oro para darle mayor belleza. Esta joya masónica como cualquier otra de nuestra orden, se suele colocar pendiendo de un collarín masónico diseñado para este propósito.

El oficial de la logia lo utiliza durante los trabajos de la logia únicamente; aunque algunos hermanos masones la llevan a casa o la utilizan en los trabajos de otras logias masónicas cuando acuden en visita oficial.

Obligaciones de un Secretario en una Logia Masónica

Aunque en el apartado de funciones ya hemos señalado algunas de las ocupaciones que tiene un secretario en la masonería; vale la pena mencionar algunas obligaciones propias de este puesto y que no se dicen a menudo pero que son críticas para el correcto desempeño de una logia masónica. Vamos, que a final de cuentas puedes o no seguirlas, pero que son recomendables para que tu año como secretario de una logia funcione correctamente. Estas obligaciones son:

• Llevar un control del porcentaje de asistencias y faltas basado en el libro de asistencias de la logia. Esto facilitará el conteo de asistencias al final del año; es importante en el algunas logias masónicas, pues el porcentaje de asistencias se puede utilizar como un requisito para ser candidato a un puesto en las elecciones en caso de que en esa logia se acostumbre.
• Tener comunicación con el Gran Secretario de la Gran Logia en lo que respecta a los expedientes de los hermanos de la logia para comprobar que todos cuentan con sus derechos masónicos en plenitud y/o que no les faltan documentos por entregar.
• Realizar auditorías e inventarios del material administrativo de la logia y de la documentación que se expide; esta documentación varía de logia en logia pero normalmente se tienen diplomas, triangulares, cartas testamentarias, constancias de grados conferidos, etc.
• Crear papelería no existente. Algunas logias masónicas no llevan un control de la papelería que tiene una logia o les faltan documentos para mejorar esta papelería administrativa. Para ello, el secretario puede crear los formatos que estime necesarios para mejorar el control que se tiene.
• Entregar la secretaría en mejores condiciones de las que se recibió. Parece un dato obvio, pero resulta indispensable para que el secretario entrante encuentre una secretaría saludable.

Consideraciones Finales

El secretario es, sin duda, uno de los oficiales más importantes de una logia masónica. Sin él, las funciones administrativas no se podrían llevar a cabo y la historia de la logia no se registraría. Se trata de una función que representa el testimonio fiel de lo que una logia masónica hace año con año.

Cumplir con un buen año en la secretaría de una logia es una forma de servirle a la logia masónica en general. Es un puesto que sin duda representa el trabajo y el esfuerzo de un hermano que le dedica tiempo y cariño a una función única de la logia.

Hemos llegado al fin de este artículo, les agradecemos por sus grandes muestras cariño y recordándoles que nos pueden seguir en nuestras redes sociales:

Además, te invitamos a formar parte de nuestra comunidad en el Grupo Oficial de Facebook de El Blog del Masón. Les agradecemos por todo su apoyo, este proyecto se realiza con mucho esfuerzo para que tengan contenido de calidad disponible en su idioma. Nos gustaría saber qué opinas de este y otros artículos en la sección de comentarios.

No olviden compartir el artículo en redes y con sus hermanos, nos ayudan mucho recomendándonos y siguiéndonos en nuestras redes sociales.

Saludos de parte del equipo de El Blog del Masón.

Maestro Masón.